Markedsafsøgning: Videoskabelon, video og trykt materiale

BAGGRUND​​​

Med projektet Gentænk Kulturturismen ønsker Destinationen Trekantområdet at skærpe og styrke kulturturismen i området, med særlig fokus på kulturhistoriske attraktioner, og med henblik på at tiltrække flere højtforbrugende kulturturister over flere dage i skuldersæsonen. 

​ ​Projektet vil 

• ​skabe en mere robust og bæredygtig oplevelsesindustri til gavn for det lokale kultur- og erhvervsliv 

• ​styrke attraktionsudviklingen 

• ​styrke sammenhænge og flow på tværs af museer, der netop ikke har sæsonlukket og derfor kan tiltrække turister i skuldersæsonen 

• ​skabe nye stærkere oplevelsesprodukter 

​​Målgruppen er internationale voksne par (50+), der rejser uden børn uden for højsæsonen. 

​For at styrke sammenhængen og flow mellem museerne udvikler projektet fælles temaer, der pakketeres i oplevelsespakker. Efterfølgende er der et særligt fokus på wayfindingen, som ud over at skulle kunne fange gæsterne i deres planlægning, også gerne skulle motivere gæsterne til efter besøg af et museum også at besøge andre museer i området.  

​Projektet arbejder med en målgruppe der hedder voksne par uden børn fra Sverige, Norge, Holland og Tyskland, en målgruppe der primært rejser i skuldersæsonen.  

​Projektet har identificeret 4 forskellige temaer til sammenhængende oplevelser på tværs af de 4 museer: Museum Kolding, Mark – Billund Kommunes Museer, Kongernes Jelling og Museerne i Fredericia. De 4 temaer har pt hver en råtekst med en teaser, samt beskrivelser af temaerne set ud fra hvert af de 4 museer. Overskrifterne på temaerne er: 

​Med livet som indsats 

​Smag på Historien 

​Planlagt Liv – og virkeligheden 

​Kan tro flytte bjerge?​ 

FORMÅL

​​Der er blevet foretaget en analyse af målruppens planlægnings- og rejsemønstre, der fortæller os at denne gruppe planlægger i dybden, researcher, og drømmer sig meget hen til destinationen, hvorfor projektet har et stort fokus på storytelling. Via temaer og oplevelseskombinationer, skal vi ramme gæsterne i deres research når de skal vælge deres rejsedestination. Det tror vi på skal gøres via små videoteasere, som kan bruges hos salgspartnere, hoteller og attraktioner i kanaler som er typisk SoMe, web og infoskærme. Formatet på disse små videoer, skal være brugervenligt, forstået på den måde at vi selv på sigt ville kunne producere nogle tilsvarende. 

​Yderligere skal gæsten kunne opleve på stedet, museum, hotel eller andet, at der er en genkendelighed tilbage til videoer. Derfor vil vi også gerne have et fysisk materiale (fx en folder, flyer, postkort el. lign), der kommunikerer sammenhæng og temaer. Materiale skal gerne være uafhængigt af at skulle opdateres flere gange om året og skal kunne fungere som noget man deler ud og som også kan lede folk ind til en digital platform, hvor man kan fordybe sig i yderlig information om temaerne.  

​Alt materiale skal udarbejdes i tråd med Destination Trekantområdets brand The Heart of Jutland, og ligeledes arbejder projektet lige nu og frem mod nytår også sammen med Futu omkring et wayfinding-objekt, en ting, som også skal hjælpe og motivere folk rundt mellem de 4 partnermuseer (i forbindelse med blot et af de 4 temaer.) 

​Opsummeret skal der være en synergi mellem videoer og det printede materiale, og begge dele skal kunne linke ind til en platform hvor yderligere information kan findes.  

​​ 

Leverancer 

Destination Trekantområdet ønsker således et tilbud på løsning af denne opgave, som forventes at indeholde følgende hovedleverancer:  

     1. Model/skabelon for selvredigering af fremtidige videoteasere: 

Destination Trekantområdet vil fremover have mange nye temaer som vi gerne vil kommunikere i små videoteasere. Så derfor ønsker vi at den primære leverance i denne opgave er en form for skabelon, så vi nemt kan producere flere film fremover. Vi forestiller os at det er noget med fx en fast start og slut, en content-del, måske et filter vi kan bruge hen over eksisterende materiale. 

      2. Fire videoteasere (20 sek) til projektets temaer: 

Eksempler på hvordan den ovenstående skabelon kan bruges. Laves primært ud fra eksisterende materiale. 

3. Design af fysisk materiale (flyer, folder, postkort el. lign) til info om projektets temaer 

4. Print af det fysiske materiale (flyer, folder, postkort el. lign) 

Det er forventningen, at tilbudsgiver anskueliggør hvordan opgaven løses med afsæt i ovenstående oplæg. Vi forventer ikke en helt endelig løsning, men at der anskueliggøres en retning, som vi sammen taler på plads. 

Det forventes at tilbudsgiver har erfaring indenfor området, eller kan inddrage dette indenfor udbuddets rammer.  

Tidsplan og kontraktperiode 

• Deadline for evt. spørgsmål: ​18-10-2023​ 

• Deadline for indsendelse af tilbud: ​25-10-2023​ 

• Meddelelse om tilbud er antaget eller forkastet: ​31-10-2023​ 

• Opstartsmøde med valgt rådgiver: ​Uge 45​ 

• Aftalens ikrafttræden: ​01-11-2023​ 

Kontraktperiode 

Kontrakten træder i kraft efter opstartsmøde med valgt tilbudsgiver og løber frem til og med december 2023. Kontrakten udløber dog først, når Tjenesteyderen har leveret de i kontrakten foreskrevne opgaver. 

AFLEVERING OG BEHANDLING AF TILBUD

Tilbud og anden dokumentation sendes som pdf til Maibrit Thomsen, maibrit@tdto.dk og skal være ordregiveren i hænde ved deadline for indsendelse af tilbud. 

Tilbud, der helt eller delvist modtages efter denne frist, vil ikke komme i betragtning. Alle relevante oplysninger skal fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver skal udfylde samtlige punkter. 

Alle deltagere i tilbudsgivningen vil modtage skriftlig underretning, om det afgivne tilbud er antaget eller forkastet, hurtigst muligt, efter at Ordregiveren har truffet beslutning herom  

Ordregiver kan til enhver tid aflyse indhentningen af tilbud, hvis der foreligger en saglig begrundelse herfor. En saglig begrundelse foreligger f.eks. ved manglende konkurrence eller utilfredsstillende bud eller fejl i tilbudsprocessen. 

Ordregiver anser ikke valg af rådgiver for afsluttet, før der er indgået endelig kontrakt med en rådgiver. 

Tilbudsgiveres eventuelle omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbuddet samt dokumentation er Ordregiver uvedkommende.  

1. Tilbudsforbehold  

Tilbudsgiver opfordres til at undlade at tage forbehold overfor udbudsmaterialet, da tilbudsgiver derved risikerer, at Destination Trekantområdet vil være både berettiget og forpligtet til at afvise tilbuddet som ukonditionsmæssigt. 

Tilbud med forbehold vil blive afvist som ukonditionsmæssige, medmindre der er tale om forbehold af ubetydelig art. Forbehold af ubetydelig art vil efter omstændighederne blive kapitaliseret uden drøftelser med tilbudsgiver, og værdien heraf vil i så fald medgå i vurderingen af tilbuddets økonomiske værdi. 

Har tilbudsgiver spørgsmål eller bemærkninger til opgaven, eller finder tilbudsgiver, at opgaven er uklar på ét eller flere punkter, opfordres tilbudsgiver til at søge dette afklaret ved at rette henvendelse til Destination Trekantområdet, jf. ovennævnte tidsfrister. 

Der kan ikke gives bud på dele af opgaven.  

2. Præmisser 

Man skal forvente et tæt samarbejde med Destination Trekantområdet, og dermed at det også tager sit udgangspunkt i den nyeste analyse om målgruppens planlægnings- og rejsemønstre. Ligeledes skal der tages udgangspunkt i Destination Trekantområdets brandguide til The Heart of Jutland og det forventes, at der også skeles til, hvad der udvikles i samarbejde med Futu ift. udvikling af wayfinding-objektet. 

Tilbuddet bedes indeholde et oplæg på tilgang til opgaveløsningen og tidsplan. Tilbudsgiver skal for de allokerede medarbejdere oplyse og dokumentere følgende i tilbuddet (i det omfang det er muligt): 

1. Virksomhedsprofil 

2. Projektmedarbejder(e) på opgaven 

3. Hvordan I vil gå til opgaven Tilbuddet skal redegøre for de forventede leverancer af opgaven - gerne begrundet i erfaringer med lignende opgaver. 

4. Timebudget: Hvordan og hvor mange timer bruges i hver fase af opgaven og af hvem; lige fra opstartsmøder til levering inkl. afslutningsmøde og præsentation af erfaringer. 

5. Samlet tilbudspris for opgaven. 

6. Jeres egne udgifter (rejse, kost, logi, materialer, osv.) til løsningen af opgaven skal ligeledes være inkluderet i tilbuddet. 

7. Kort beskrivelse af relevant erfaring på området / projektreferencer. 

3. Pris 

Den forventede totalpris på løsning af opgaven er DKK ​100.000​,- ekskl. moms og inklusiv alle udgifter knyttet til løsning af opgaven, herunder evt. køb af data, transport, hjælpematerialer osv. I fremsendte tilbud skal tilbudsgiver angive prisen (DKK, ekskl. moms) for løsning af hele opgaven samt pr. delleverance. 

EVALUERING AF TILBUD

Tildeling af opgaven sker på baggrund af det tilbud der formår bedst muligt at svare på opgavens formål. Det mest fordelagtige tilbud udvælges ud fra følgende vægtning: 

1. Kvalitet i løsningsbeskrivelsen: 50 %. 

2. Erfaring med lignende opgaver: 50 %. 

Ad 1) Kvalitet:  

• Tilbudsgivers samlede opgaveforståelse 

• Tilbudsgivers oplæg til opgaveløsning 

• Tilbudsgivers oplæg til formidling af leverancen 

Ad 2) Erfaring med lignende opgaver: 

• Organiseringen af team og allokerede medarbejdere 

• Anciennitet hos de allokerede medarbejdere  

• Faglige kvalifikationer og referencer  

• Tilbudsgivers erfaring og ekspertise inden for metodefeltet 

• Sammensætning af team til løsning af de identificerede opgaver, herunder opgavefordeling, ansvarsområder og timefordeling på allokerede medarbejdere 

• Tilbudsgivers ressourcer ift. at løse opgaven inden for tidsrammen 

• Leveringssikkerhed og fleksibilitet  

Udvælgelsen foretages af:  

• Martin Perregaard-Bitsch, Destination Trekantområdet 

• Maibrit Thomsen, Destination Trekantområdet 

• Styregruppen for projektet 

Indbudte tilbudsgivere 

• Mediegruppen - www.mediegruppen.net 

• Wasabi Film - wasabifilm.dk 

• Brandspot - brandspot.dk/home 

• Medvind Kommunikation - www.medvindkommunikation.dk  

• RA:AD Media - www.raadmedia.dk 

KONTRAKTMÆSSIGE FORHOLD

I forbindelse med indgåelse af kontrakt med tilbudsgiver indgår følgende forhold som betingelser for samarbejdet: 

• At tilbudsgiver bliver betalt for løsning af opgavens leverance ud fra følgende: 

• 50% ved indgåelse af kontrakten. 

• 50% efter endt udarbejdelse og godkendelse af aftalte leverancer 

• At kontrakten kan ophæves ved misligholdelse, det vil sige manglende leverancer på aftalens opgave. 
   

1. Ejerskab og rettigheder 

Alle rettigheder til materiale der udarbejdes i forbindelse med opgaven, tilgår ordregiver som frit kan formidle og offentliggøre materialet, fremstille eksemplarer af det, ændre det, overdrage det til tredjemand eller lade indholdet danne grundlag for anden Rådgivers viderebearbejdelse eller omarbejdelse. 

Ordregiver har dog pligt til at kreditere Rådgiver og dennes eventuelle navngivne underrådgivere som ophavsmænd til materialet. 

Rådgiver kan ikke offentliggøre projektmateriale uden godkendelse fra Ordregiver, men er berettiget til at anvende opgaven som reference. 

2. Tavshedspligt 

Parterne er forpligtede til at sikre, at indholdet af nærværende aftale ikke afsløres for uvedkommende. Denne forpligtelse gælder også efter aftalens ophør. 

3. Kommunikation 

Medmindre andet aftales konkret, forestår Ordregiver enhver ekstern kommunikation vedrørende alle leverancerne i opgaven fra Rådgiver i forbindelse med opgavens løsning. Medmindre andet konkret aftales, skal Tilbudsgiver derfor henvise enhver henvendelse fra pressen eller anden tredjemand vedrørende opgaven til Tilbudsgiver og må ikke uden Ordregivers forudgående godkendelse kommunikere eksternt vedrørende opgaven. Tilbudsgiver er forpligtet til at sikre, at eventuelle underleverandører også overholder denne forpligtelse.