Udbud af opgave vedr. repræsentation i Tyskland

Baggrund

Med et øget fokus på konferencer, møder og events, samt en stor efterspørgsel på oplevelser og unikke måder at mødes på, ønsker Destination Trekantområdet at udbrede kendskabet et stærkt kommunikationskoncept: The Habitat.

Vi vil sætter destinationens potentiale og muligheder på verdenskortet - i første omgang har vi et ønske om at fokusere på det nordlige Tyskland.
Vi ønsker at udbrede kendskabet til vores stærke mødekoncept, samt forstærke fortællingen om destinationen, områdets særkende, mødesteder og muligheder.
 

Vi ønsker et samarbejde med et bureau/agentur der vil repræsentere The Habitat og afsøge mulighederne for at fremme kendskabet til The Habitat i det nordlige Tyskland. 

Der tages udgangspunkt i det et materiale der er udarbejdet og som henvender sig til mødebookere, herunder også professionelle konferencearrangører. 
Vores budskaber handler om tilgængelighed (Billund Lufthavn, korte afstande), bæredygtighed (i arkitektur, design og innovation), små byer med internationalt format (attraktioner), inspirerende menneskelig interaktion (events) og om unikke oplevelser i verdensklasse (natur, gastronomi, kunst).
Disse budskaber er formuleret til et solidt koncept og en stærk fortælling om området, som hedder The Habitat.

Leverancer:

1: Et koncept for udbredelse af The Habitat
Dette ønskes både som et fysisk koncept hvor mødebookere samles, samt et generelt koncept for udbredelse fx i form af nyhedsbreve eller digital markedsføring.

2: Fam-koncept:
Bureauet/agenturet står for rekruttering og håndtering af en fam-tur til destinationen.

3: Afsluttende rapport:
Efter samarbejdet vil der blive afleveret en rapport, der beskriver resultater, deltagernes feedback, samt anbefalinger til fremtidige initiativer.

Den forventede totalpris på løsning af opgaven er DKK ​150.000​,- ekskl. moms

Tidsplan og kontraktperiode

• Deadline for evt. spørgsmål: ​18-10-2024
• Deadline for indsendelse af tilbud: ​25-10-2024
• Meddelelse om tilbud er antaget eller forkastet: ​31-10-2024
• Aftalens ikrafttræden: ​01-11-2024

Kontraktperiode

Kontrakten træder i kraft efter opstartsmøde med valgt tilbudsgiver og løber frem til og med juni 2025. 
Kontrakten udløber dog først, når Tjenesteyderen har leveret de i kontrakten foreskrevne opgaver.

Aflevering af tilbud

Tilbud og anden dokumentation sendes som pdf til Lea Bennedsen lea@tdto.dk og skal være ordregiveren i hænde ved deadline for indsendelse af tilbud.

Tilbud, der helt eller delvist modtages efter denne frist, vil ikke komme i betragtning. Alle relevante oplysninger skal fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver skal udfylde samtlige punkter. 

Tilbudsforbehold 

Tilbudsgiver opfordres til at undlade at tage forbehold overfor udbudsmaterialet, da tilbudsgiver derved risikerer, at Destination Trekantområdet vil være både berettiget og forpligtet til at afvise tilbuddet som ukonditionsmæssigt.

Tilbud med forbehold vil blive afvist som ukonditionsmæssige, medmindre der er tale om forbehold af ubetydelig art. Forbehold af ubetydelig art vil efter omstændighederne blive kapitaliseret uden drøftelser med tilbudsgiver, og værdien heraf vil i så fald medgå i vurderingen af tilbuddets økonomiske værdi.

Har tilbudsgiver spørgsmål eller bemærkninger til opgaven, eller finder tilbudsgiver, at opgaven er uklar på ét eller flere punkter, opfordres tilbudsgiver til at søge dette afklaret ved at rette henvendelse til Destination Trekantområdet, jf. ovennævnte tidsfrister.

Der kan ikke gives bud på dele af opgaven.  

Vurdering af tilbud og leverandør

Indkomne forslag på opgaveløsning vurderes på følgende kriterier som vægtes lige meget:

• Prisen (Forventet antal timer og anvendt timepris skal fremgå af bud. Afregnes konsulenttimer med forskellige priser skal dette fremgå tydeligt)
• Pris på øvrige omkostninger som er indregnet i tilbuddet
• Timepris for eventuelt yderligere arbejde (efter afslutning af denne opgave)
• Det samlede løsningsforslag
• Tidsplan, gerne med angivelse af arbejdsfaser og deres respektive timeforbrug
• Dokumenteret erfaring 

Udvælgelsen foretages af: 

• Styregruppen for projektet