Udbud: Internationale Markedsføringskampagner HOPE & DESPAIR

Baggrund

De 4 kommuner: Billund, Fredericia, Kolding og Vejle danner tilsammen turismedestinationen: Destination Trekantområdet. Det tværkommunale destinationsselskab er startet den 1. januar 2021.

Destinationsselskabet har overtaget ansvaret fra de tidligere offentlige turismefremmeorganisationer og skal nu sikre udviklingen af turismesektoren i hele destinationen i tæt samarbejde med de 4 kommuner samt private og offentlige virksomheder indenfor og udenfor turismesektoren.

I arbejdet med tiltrækning af gæster til området fungerer et helårsperspektiv som en ramme for arbejdet sammen med følgende tre strategiske spor, hvor der ses særlige potentialer:

- Udvikling og markedsføring med særlig fokus på par uden børn - Outdoor, gastronomi, kunst og design

- Udvikling og markedsføring med særlig fokus på børnefamilier

- Udvikling og markedsføring med særlig fokus på møde- og erhvervsturisme

Dette materiale vedrører udelukkende arbejdet med markedsføring mod de voksne par, der rejser uden børn og indhentningen af tilbud gennemføres i regi af Interregprojektet Hope & Despair.

Interregprojektet Hope & Despair er et dansk-tysk samarbejde, der samler syv 2. Verdenskrig-museer og lokationer om at tænke formidling og tiltrække nationale og internationale besøgende.

Geografisk er de syv museer samlet inden for en rimelig afstand i Syddanmark og Nordtyskland. Samtidig er de forbundet gennem et fælles historisk fokus.

Tre turismedestinationer skal være med til at løfte fortællingerne og mulighederne bredt ud, mens fire vidensinstitutioner byder ind med hver deres specialkompetence inden for udstillings- og formidlingsteknikker, der skal sikre nutidig, relevant og attraktiv formidling.

Tilsammen kan de syv lokationer skabe en større tiltrækningskraft og samtidig udforske et hidtil uudnyttet potentiale i de historiske links på tværs.

De medvirkende museer er:

MARK – Museet for en Ny Danmarks Historie

Museum Kolding - Staldgården

Nationalmuseet – Frøslevlejrens Museum

Mindested Ladelund

Mindested Husum-Schwesing

Jüdische Museum

Mindested Neuengamme

Og de 3 destinationsselskaber er:

Destinations Trekantområdet

Destination Sønderjylland

Flensburger Förde

Projektet har forud for denne markedsafsøgning arbejdet med formidling af projektets overordnede tema, i 3 spor:

1. Mod internationale turister (voksne par uden børn), noget der binder sammen og kan stå alene de respektive steder
2. Mod unge i forbindelse med uddannelse
3. Mod et voksent publikum, en popup udstilling, der kan køre på skift på de forskellige steder

Markedsafsøgningen her, og de leverancer der efterspørges, skal ses primært forbundet til arbejdet mod de internationale gæster, særligt de voksne par der rejser uden for sæson og uden børn.

Formål

Det overordnede formål med nærværende opgave er at lave to markedsføringskampagner, en i Holland og en i Tyskland (nordøst) fordelt på to perioder. Formålet er at få synliggjort de ovenfor omtalte 7 museer og deres sammenhæng omkring temaet 2. Verdenskrig. Dette gøres med afsæt i de 3 destinationers område branding med henblik på at få ledt potentielle gæster ind på en fælles kampagneside. Herfra ledes gæsterne ud til de respektive destinationslandingpages for projektet, som igen leder til museer eller til et direkte køb af fx billetter eller omvisninger.

Den første kampagner forventes afviklet i april 2025 med henblik på at gæsterne ankommer juni, og forventes her afviklet i en lille skala, i et testformat. Den største investering vil først ligge i efteråret med henblik på at gæsterne ankommer september og oktober 2025.

Opgaveløsningen skal inkludere:

Forventet leverance

• Udarbejdelse af fælles landingpage for kampagnerne, herunder hosting
• Udarbejdelse og gennemførsel af to kampagner på relevante medier i Holland og Tyskland i 2025
• Levering af rapport over kampagneresultater, herunder evaluering af disse.

Præmisser

For alle opgaver på tværs af projekterne gælder følgende præmis:

• Kernefortælling og visuel identitet bliver leveret på forhånd.
• Alt billed- og filmmateriale er udarbejdet på forhånd og stilles til rådighed i en samlet contentpool.
• Man skal forvente at alt materiale udarbejdes i tæt samarbejde med udbudsgiver og samarbejdspartnere.
• Udbudsgiver hjælper ift. at træffe aftaler med de lokale aktører ved behov
• Det leverede materiale skal kunne anvendes i flere sammenhænge og på forskellige platforme.
• Destination Trekantområdet har alle rettigheder på færdigt materiale (inkl. råmateriale) Alt materiale skal kunne anvendes af ordregivers samarbejdspartnere inden for rammen af ”turismeudvikling”, og materialet vil være offentligt tilgængeligt.
• Alt materiale skal kunne anvendes kommercielt og uden kreditering.
• Materialet må ikke være underlagt nogen udløbsfrist.
• Det skal være tilladt at beskære og redigere materiale efter behov. Alt materiale krediteres til tilbudsgiver når det er muligt efter gældende præcedens.

Pris

Tilbudsgiver skal angive prisen (DKK, ekskl. moms) for løsning af hele opgaven. Prisen indeholder honorarer, hjælpematerialer, kørsel, eventuelle tilladelser til droneoptagelser mv. og evt. logi.

Ordregiver har en budgetramme på 250.000 kr.

Tidsplan

Aflevering af tilbud: 

Tilbud og anden dokumentation skal være Ordregiveren i hænde senest 20/01/25, kl. 12.00. Tilbud sendes elektronisk som pdf-fil til Destination Trekantområdet maibrit@tdto.dk.

OBS: Destination Trekantområdet markedsafsøger samtidigt med nærværende afsøgning også en leverandør til udvikling af kernefortælling og visuel identitet, også i projektets sammenhæng. Vi modtager gerne tilbud på begge opgaver i et samlet tilbud. Se materialet her:

https://www.destinationtrekantomraadet.dk/corporate/udvikling-og-projekter/udbud-af-opgaver

Tilbud, der helt eller delvist modtages efter ovennævnte frist, vil ikke komme i betragtning. Alle relevante oplysninger skal fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver skal udfylde samtlige punkter i udbudsmaterialet.

Behandling ad indkommende tilbud

Indkomne tilbud behandles fortroligt.

Alle deltagere i tilbudsgivningen vil modtage skriftlig underretning, om det afgivne tilbud er antaget eller forkastet, hurtigst muligt, efter at Ordregiveren har truffet beslutning herom, dog senest 01/02/25.

Ordregiveren kan til enhver tid aflyse indhentningen af tilbud, hvis der foreligger en saglig begrundelse herfor. En saglig begrundelse foreligger f.eks. ved manglende konkurrence eller utilfredsstillende bud, fejl i tilbudsprocessen, og/eller manglende bevillingsmæssig dækning til realisering af de indkomne bud. Tilbudsgivernes eventuelle omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbuddet samt dokumentation er Ordregiveren uvedkommende.                      

Kriterier og udvælgelse

Tildeling af opgaven sker på baggrund af bedste forhold mellem nedenstående

1) kendskab til markederne Tyskland (nordøst) og Holland, og erfaring med lignende opgaver

2) Kvalitet og Kvalifikationer

Kvalitet vurderes ud fra tilbudsgivers samlede opgaveforståelse, herunder hvordan opgaven tænkes løst inden for de givne rammer og forslag på en kvalificeret, hurtigt og smidig løsning af opgaven.

Udvælgelsen foretages af:

Sune Klok Gudiksen, Designskolen, projektleder

Maibrit Thomsen, Destination Trekantområdet

Iben Rigenstrup Schorling, Destination Trekantområdet

Morten Teilmann-Jørgensen, Kongernes Jelling, repræsentant for museerne

Gorm Casper, Flensburger Förde

Levering

Senest med udgangen af december 2025 forventes opgaven afsluttet og alle leverancer leveret.

KONTRAKTPERIODE

Kontrakten træder i kraft så hurtigt som muligt og senest den 01/02/2025 og løber frem til og med 31/12/2025. Kontrakten udløber dog først, når Tjenesteyderen har leveret de i kontrakten foreskrevne opgaver.

Ordregiver er

Destination Trekantområdet

Åstvej 10 B

7190 Billund

E-Mail: info@tdto.dk

CVR: 41887583

Faktura bedes udstedt til:

Att. HOPE & DESPAIR

Supplerende spørgsmål vedrørende opgaven rettes til

Iben Rigenstrup Schorling

Destination Trekantområdet

Tlf. 2171 8408

iben@tdto.dk