Udbud: Kernefortælling og visuel identitet HOPE & DESPAIR

Baggrund

De 4 kommuner: Billund, Fredericia, Kolding og Vejle danner tilsammen turismedestinationen: Destination Trekantområdet. Det tværkommunale destinationsselskab er startet den 1. januar 2021.

Destinationsselskabet har overtaget ansvaret fra de tidligere offentlige turismefremmeorganisationer og skal nu sikre udviklingen af turismesektoren i hele destinationen i tæt samarbejde med de 4 kommuner samt private og offentlige virksomheder indenfor og udenfor turismesektoren.

I arbejdet med tiltrækning af gæster til området fungerer et helårsperspektiv som en ramme for arbejdet sammen med følgende tre taktiske spor, hvor der ses særlige potentialer:

- Udvikling og markedsføring med særlig fokus på par uden børn - Outdoor, gastronomi, kunst og design

- Udvikling og markedsføring med særlig fokus på børnefamilier

- Udvikling og markedsføring med særlig fokus på møde- og erhvervsturisme

Dette materiale vedrører udelukkende arbejdet med markedsføring mod de voksne par, der rejser uden børn og indhentningen af tilbud gennemføres i regi af Interregprojektet Hope & Despair.

Interregprojektet Hope & Despair er et dansk-tysk samarbejde, der samler syv 2. Verdenskrig-museer og lokationer om at tænke formidling og tiltrække nationale og internationale besøgende.

Geografisk er de syv museer samlet inden for en rimelig afstand i Syddanmark og Nordtyskland. Samtidig er de forbundet gennem et fælles historisk fokus.

Tre turismedestinationer skal være med til at løfte fortællingerne og mulighederne bredt ud, mens fire vidensinstitutioner byder ind med hver deres specialkompetence inden for udstillings- og formidlingsteknikker, der skal sikre nutidig, relevant og attraktiv formidling.

Tilsammen kan de syv lokationer skabe en større tiltrækningskraft og samtidig udforske et hidtil uudnyttet potentiale i de historiske links på tværs.

De medvirkende museer er:

MARK – Museet for en Ny Danmarks Historie

Museum Kolding - Staldgården

Nationalmuseet – Frøslevlejrens Museum

Mindested Ladelund

Mindested Husum-Schwesing

Jüdische Museum

Mindested Neuengamme

Og de 3 destinationsselskaber er:

Destinations Trekantområdet

Destination Sønderjylland

Flensburger Förde

Projektet har forud for denne markedsafsøgning arbejdet med formidling af projektets overordnede tema, i 3 spor:

1. Mod internationale turister (voksne par uden børn), noget der binder sammen go kan stå alene de respektive steder
2. Mod unge i forbindelse med uddannelse
3. Mod et voksent publikum, en popup udstilling, der kan køre på skift på de forskellige steder

Markedsafsøgningen her, og de leverancer der efterspørges, skal ses primært forbundet til arbejdet mod de internationale gæster, særligt de voksne par der rejser uden for sæson og uden børn. 

Formål

Det overordnede formål med nærværende opgave er at skabe en fælles fortælling for de 7 involverede museer, særligt med henblik på de voksne par, der rejser uden børn.  Fortællingen skal kunne fungere som basis udvælgelse af signaturbilleder, fremstilling af film og også til udvikling af en grafisk identitet, der kan fungere både i kampagne øjemed, produkt øjemed, men også som gennemgående på hjemmesider hos de involverede organisationer. 

Der vil blive kommunikeret om projektets produkter fra både destinationer, museer og eventuelt også andre aktører.

Ved projektopstart vil der foreligge en contentpool med råmateriale i form af billeder og filmklip fra alle de involverede museer.

Det forventes at selve fortællingen kan udarbejdes som primært en desktop opgave ud fra allerede eksisterende materiale fra både projektet men også fra de respektive museer. 1-2 møde kan dog faciliteres med repræsentanter fra museerne.

Den grafiske identitet skal fungere som en samlet visuel og kommunikativ ramme, der binder de 7 involverede museer sammen. Identiteten skal afspejle projektets kernefortælling og understøtte både de enkelte museers særpræg og den samlede helhed.

Identiteten skal kunne bruges bredt – både digitalt (hjemmesider, sociale medier) og i trykt materiale (brochurer, plakater mv.).

Det grafiske udtryk skal fungere i forskellige størrelser og formater, fra små digitale ikoner til store trykte bannere.

Der kan udvikles et grafisk symbol eller en markør, der fungerer som et genkendeligt kendetegn, og som skaber en rød tråd fra museum til museum.

Visuelle elementer: Identiteten skal indeholde en farvepalet, typografi og layoutguides, der kan anvendes konsistent på tværs af materialer og museer. Det vil være en fordel, hvis den tager udgangspunkt i de nuværende 7 museers visuelle identiteter, således at en harmonisk integration sikres.

Tone of Voice: Sproget skal være inkluderende, engagerende og fungere problemfrit på dansk, tysk og engelsk. Det skal afspejle områdets unikke fortællinger og kvaliteter og kommunikere projektets vision på en måde, der appellerer til projektets målgrupper.

Opgaveløsningen skal inkludere:

Forventet leverance

• Levering af en fælles kernefortælling for oplevelserne på tværs af de 7 museer
• Levering af en samlet fælles grafisk identitet
• Udvælgelse af 2 fælles signaturbillede samt 2 signaturbillede til hvert museum
• Levering af 1 lang og 2 korte fælles film
• Materiale til online kampagner ud fra ovenstående som stills, videoklips og sekvensklips (sammenklippede videoklips i små sekvenser af 10-30 sek), og i formater der også kan benyttes på sociale medier i følgende formater: 1:1, 16:9 og 9:16

Præmisser

• Det vil ikke være muligt at samle alle museer og andre projekt involverede i en fælles workshop i forbindelse med kernefortællingen, men 1-2 møder med repræsentanter kan faciliteres af Ordregiver.
• Alt råmaterialet af billed og film er udarbejdet på forhånd og stilles til rådighed i en samlet contentpool.
• Man skal forvente at alt materiale udarbejdes i tæt samarbejde med udbudsgiver og samarbejdspartnere.
• Udbudsgiver hjælper ift. at træffe aftaler med de lokale aktører ved behov
• Det leverede materiale skal kunne anvendes i flere sammenhænge og på forskellige platforme.
• Destination Trekantområdet har alle rettigheder på færdigt materiale (inkl. råmateriale) Alt materiale skal kunne anvendes af ordregivers samarbejdspartnere inden for rammen af ”turismeudvikling”, og materialet vil være offentligt tilgængeligt.
• Alt materiale skal kunne anvendes kommercielt og uden kreditering.
• Materialet må ikke være underlagt nogen udløbsfrist.
• Det skal være tilladt at beskære og redigere materiale efter behov. Alt materiale krediteres til tilbudsgiver når det er muligt efter gældende præcedens.

Pris

Tilbudsgiver skal angive prisen (DKK, ekskl. moms) for løsning af hele opgaven. Prisen indeholder honorarer, hjælpematerialer, kørsel, eventuelle tilladelser til droneoptagelser mv. og evt. logi.

Ordregiver har en budgetramme på 150.000 kr.

Tidsplan

Aflevering af tilbud

Tilbud og anden dokumentation skal være Ordregiveren i hænde senest 20/01/25, kl. 12.00. Tilbud sendes elektronisk som pdf-fil til Destination Trekantområdet maibrit@tdto.dk.

OBS: Destination Trekantområdet markedsafsøger samtidigt med nærværende afsøgning også en leverandør til udvikling af kampagner i Tyskland og Holland, også i projektets sammenhæng. Vi modtager gerne tilbud på begge opgaver i et samlet tilbud. Se materialet her: https://www.destinationtrekantomraadet.dk/corporate/udvikling-og-projekter/udbud-af-opgaver

Tilbud, der helt eller delvist modtages efter ovennævnte frist, vil ikke komme i betragtning. Alle relevante oplysninger skal fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver skal udfylde samtlige punkter i udbudsmaterialet.

Behandling af indkommende tilbud

Indkomne tilbud behandles fortroligt.

Alle deltagere i tilbudsgivningen vil modtage skriftlig underretning, om det afgivne tilbud er antaget eller forkastet, hurtigst muligt, efter at Ordregiveren har truffet beslutning herom, dog senest 01/02/25.

Ordregiveren kan til enhver tid aflyse indhentningen af tilbud, hvis der foreligger en saglig begrundelse herfor. En saglig begrundelse foreligger f.eks. ved manglende konkurrence eller utilfredsstillende bud, fejl i tilbudsprocessen, og/eller manglende bevillingsmæssig dækning til realisering af de indkomne bud. Tilbudsgivernes eventuelle omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbuddet samt dokumentation er Ordregiveren uvedkommende.

Kriterier og udvælgelse

Tildeling af opgaven sker på baggrund af bedste forhold mellem nedenstående

1. Erfaring med lignende opgaver
2. Kvalitet og Kvalifikationer

Kvalitet vurderes ud fra tilbudsgivers samlede opgaveforståelse, herunder hvordan opgaven tænkes løst inden for de givne rammer og forslag på en kvalificeret, hurtigt og smidig løsning af opgaven.

Udvælgelsen foretages af:

Sune Klok Gudiksen, Designskolen, projektleder

Maibrit Thomsen, Destination Trekantområdet

Iben Rigenstrup Schorling, Destination Trekantområdet

Morten Teilmann-Jørgensen, Kongernes Jelling, repræsentant for museerne

Gorm Casper, Flensburger Förde

Levering

Senest med udgangen af april 2025 forventes opgaven afsluttet og alle leverancer leveret.

Vi forventer hurtigt proces fordi materialet skal bruges i Q2.

KONTRAKTPERIODE

Kontrakten træder i kraft så hurtigt som muligt og senest den 1/2/25 og løber frem til og med 30/04/25. Kontrakten udløber dog først, når Tjenesteyderen har leveret de i kontrakten foreskrevne opgaver.

Ordregiver er:

Destination Trekantområdet

Åstvej 10 B

7190 Billund

E-Mail: info@tdto.dk

CVR: 41887583

Faktura bedes udstedt til:

Att. HOPE & DESPAIR

Supplerende spørgsmål vedrørende opgaven rettes til:

Iben Rigenstrup Schorling

Destination Trekantområdet

Tlf. 2171 8408

iben@tdto.dk